Wat zijn representatiekosten? – Ondernemersblog.nl


representatiekosten, je hebt er vast wel eens van gehoord, maar wat is het precies en hoe werkt het in de praktijk? Representatiekosten zijn eigenlijk niet veel meer dan kosten die je maakt om je bedrijf te promoten of zakelijke relaties te onderhouden. Dit kan heel eenvoudig een lunch zijn met een belangrijke klant, maar ook een pagina in de plaatselijke krant om je bedrijf extra onder de aandacht te brengen. Deze representatiekosten zijn aftrekbaar van de inkomstenbelasting, waardoor je per saldo minder belastbaar inkomen overhoudt waarover je uiteindelijk belasting moet betalen. Daarbij is het wel belangrijk dat je je aan bepaalde voorwaarden houdt, zodat je ze ook daadwerkelijk kunt en mag aftrekken, zonder dat je de regels van de belastingdienst overtreedt. Hoe dit precies zit, leggen we je uiteraard allemaal uit.

Welke representatiekosten zijn aftrekbaar?

Waar we vaak denken dat we praktisch alles als representatiekosten kunnen opvoeren, is dit dus niet het geval. Op het moment dat je een (goede) boekhouder hebt, zal je ook vrij snel merken dat ze hier best streng op zijn. Dit zijn namelijk de posten die vaak worden gebruikt om de winst te drukken, waardoor er minder belasting hoeft te worden betaald. Niets mis mee, zolang je de richtlijnen keurig volgt. Zorg er daarom voor dat de representatiekosten die je wilt opvoeren, aan de volgende richtlijnen voldoen:

Kosten moeten zakelijk zijn

De kosten moeten zakelijk zijn. Dat klinkt logisch, maar wat valt er nu onder zakelijk en wat onder privé? Een goede richtlijn is dat ze direct verband moeten houden met je bedrijf. Zijn de kosten die je wilt aftrekken ook privé te gebruiken, vergeet het dan maar. Vooral wanneer je de boekhouding zelf doet, kun je er bij twijfel beter voor kiezen ze niet op te voeren, dan dat je achteraf misschien wel problemen krijgt en jezelf moet verantwoorden.

Kosten moeten in verhouding staan

Stel dat jij jaarlijks een omzet hebt van 100.000 euro, wat bijvoorbeeld als zelfstandige een prima omzet is. Dan is het een beetje vreemd om representatiekosten op te voeren van meer dan 10.000 euro bijvoorbeeld. Dit is namelijk niet bepaald gezond voor de cashflow en liquiditeit van je bedrijf. De kosten moeten dus wel redelijk zijn en in verhouding staan tot de omvang van je bedrijf en omzet. Het is dus niet de bedoeling om je hele familie mee te nemen naar Zuid Spanje en dit op te voeren als representatiekosten. Overigens overtreed je hiermee natuurlijk ook de eerste regel.

Bewijs van de kosten

Net als eigenlijk bij alle kosten geldt die je wilt opvoeren, moet je ook voor de opgevoerde representatiekosten het nodige bewijs kunnen leveren. Hierbij moet je denken aan facturen, bonnetjes of bankafschriften. Absoluut niet vergeten, want anders kunnen ze niet worden opgevoerd als kosten.

Voorbeelden representatiekosten

Nu je weet welke richtlijnen er gelden met betrekking tot het opvoeren van representatiekosten, is het goed om ook even wat voorbeelden te bespreken, zodat je een beetje een idee krijgt van wat er wel of niet mogelijk is. Helemaal als beginnend ondernemer kan het soms best een grijs gebied zijn, weten we uit ervaring. Kosten die je mag opvoeren als representatiekosten zijn:

  • Kosten voor zakelijke lunches of diners met klanten of relaties
  • Kosten voor relatiegeschenken en attenties.
  • Kosten voor deelname aan beurzen en evenementen
  • Kosten voor zakenreizen en verblijf
  • Kosten voor het organiseren van zakelijke bijeenkomsten

Zoals je kunt zien zijn dat nog best veel kosten. Het enige waar je wel even rekening mee moet houden, is dat het niet in beton is gegoten en je dus af en toe best wel een wat duurder relatiegeschenk mag opvoeren, omdat je dit op lange termijn bijvoorbeeld een mooie zakelijke deal oplevert.

Welke kosten mag je niet opvoeren?

In het verlengde van de voorbeelden van representatiekosten die je wel mag opvoeren, is het goed ook nog even een aatal specifieke voorbeelden te noemen van kosten die niet opgevoerd kunnen en mogen worden. Dit is vooral voor starters vaak een grijs gebied:

  • Kosten voor privéfeesten en partijen
  • Kosten voor boetes en rente
  • Kosten voor sponsoring
  • Kosten voor cadeaus aan familie en vrienden

Twijfel je of bepaalde kosten wel of niet als representatiekosten mogen worden opgevoerd? Dan kun je het beste even kijken op de website van de belastingdienst of anders de vraag stellen aan een boekhouder bij je in de buurt.

Handige tips ter aanvulling

Nu je alles weet over representatiekosten, willen we nog een aantal handige tips met je delen, zodat je zeker weet dat je de juiste regels volgt en je bij een eventuele controle niet in de problemen komt. Zo is het belangrijk om je administratie goed bij te houden. Doe je dit zelf, zorg er dan voor dat je alle representatiekosten onder de juiste grootboekrekening plaatst, zodat je dit bij je aangifte makkelijk kunt terugvinden. Dit heb je namelijk nodig als bewijslast voor de belastingdienst, zodat je kunt aantonen dat je deze kosten zakelijk hebt gemaakt en niet privé. Heb je nog specifieke vragen? Dan kun je natuurlijk ook altijd even kijken op de website van de belastingdienst.



https://www.ondernemersblog.nl/blog/wat-zijn-representatiekosten/