Een lezer vroeg me:
Hoe moet ik als werkgever bij een klein bedrijf omgaan met een mailbox van een overleden medewerker? Er is zo te zien niets geregeld bij overlijden. Bestaan er voorbeeldprotocollen voor werkgevers over dit onderwerp?
Nee, dergelijke protocollen zijn er niet of nauwelijks. Gewoonlijk gebruik je de “uit dienst” protocollen omdat het op hetzelfde neerkomt. Je moet erbij vanwege werkredenen, en je houdt als goed werkgever rekening met de persoonlijke levenssfeer van de ex-werknemer. Of in dit geval met de legitieme gevoelens van de nabestaanden en de achtergebleven collega’s.
De AVG geldt natuurlijk niet bij overledenen. Maar privacy en persoonlijke levenssfeer is meer dan de AVG. En goed werkgeverschap is een aparte norm los van die twee: je moet eerlijk, netjes en redelijk handelen in alles dat je doet als werkgever. Mensen verwachten dat je zorgvuldig omgaat met zo’n mailbox of set bestanden, dus dat moet je dan doen.
Een aanvullend punt is dat nabestaanden soms vragen om kopieën van privéberichten uit die mailbox (of chatlogs, of bestanden). Algemeen is er geen plicht om privemails aan ex-werknemers te geven, ook niet aan nabestaanden. Deze mails zijn geen zaken die eigendom werknemer zijn.
We hebben een precedent uit 2021 waarbij Microsoft nabestaanden toegang moest geven tot de mailbox van een overledene. Maar dat ging om een privéaccount waar de erfgenamen juridisch ‘eigenaar’ (eigenlijk opvolgende contractspartij) van waren geworden.
Dat is onvergelijkbaar met de situatie van een overleden werknemer: het mailboxaccount wordt niet krachtens een dienstverleningscontract aan de werknemer beschikbaar gesteld maar is een gereedschap waar de werknemer mee moest werken.
Je kunt ook hier hooguit weer met goed werkgeverschap oordelen dat je mails eventueel in kopie meegeeft, maar dat is dan hetzelfde soort argument als dat je een bepaald schilderij uit de kantoorruimte meegeeft omdat de overledene daar zo aan gehecht was. Het kan, het is prima en netjes, maar het is géén juridisch recht.
Arnoud
