Ondernemers die voor het eerst te maken krijgen met personeel in dienst, moeten plots urenregistratie regelen én de personeelsplanning verzorgen. Twee zaken die alsmaar ingewikkelder worden naarmate er meer werknemers in dienst treden. Hoewel Excel een uitstekende gratis oplossing is, kán het een stuk makkelijker.

Urenregistratie: waar begin je?

Urenregistratie voor personeel is verplicht. Dat blijkt uit een recente uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie. Tijdens een zaak waar de Spaanse vakbond de Deutsche Bank aanklaagde omdat de bank niet kon bewijzen of het zich aan de arbeidstijdenwet hield, verplichtte het Hof om de gewerkte uren te registreren. Dit geldt direct voor alle bedrijven in de Europese Unie. Volgens het Hof is het een fundamentele recht van werknemers om de werktijden bij te kunnen houden.

Met andere woorden: urenregistratie is niet alleen overzichtelijk en fijn voor zowel de werknemer als werkgever, het is ook nog eens verplicht. Gelukkig is het tegenwoordig simpel om gewerkte uren van werknemers te registreren. Bijvoorbeeld met gratis programma’s als Excel of apps.

Optie 1: Uren registreren in Excel

De meest gekozen gratis optie is urenregistratie in Excel. Het grote voordeel is dat vrijwel iedereen Excel kent en de meeste managers er prima mee uit de voeten kunnen. Het instellen van een goede spreadsheet hoeft al niet eens meer, omdat er tientallen gratis templates op het internet te vinden zijn. Het enige wat je vaak nog hoeft te doen is personen invullen en later de gewerkte uren. Die uren kun je bijvoorbeeld zelf bijhouden of aan de hand van een prikklok. Excel telt automatisch de gewerkte uren op voor een compleet overzicht. Een kind kan de was doen!

De keerzijde is de ongebruiksvriendelijkheid. Niet iedereen snapt Excel. Het is een vrij statisch programma waar zaken ook niet vliegensvlug aan te passen zijn. Daarnaast zijn koppelingen met andere HRM-systemen bijvoorbeeld niet mogelijk. Máár, het is wel gratis.

Optie 2: Urenregistratie app

Iets meer van deze tijd is app voor urenregistratie. Bij dit soort apps geldt vaak: what you see is what you get. Het is duidelijk, gebruiksvriendelijk en het grote voordeel is dat je altijd en overal inzicht hebt in je werkuren, werktijden en de personeelsplanning. Althans, als je voor een uitgebreide app kiest. Er zijn ook apps waar je alleen je uren mee registreert. Dat is een ouderwetse prikklok in digitale vorm.

Hoewel een urenregistratie app natuurlijk wel geld kost, betaalt het zich in de meeste gevallen wel uit. Je besteedt namelijk minder tijd in Excel en zaken worden makkelijker en automatisch geregeld. Onderschat dat gemak niet.

Optie 3: Urenregistratie software

De laatste optie is urenregistratie door middel van speciale software. Nu moeten we eerlijk bekennen dat dit wel héél erg in het verlengde ligt van een app voor het bijhouden van gewerkte uren, maar mét een software is het vaak wat uitgebreider. Zo houd je met software bijvoorbeeld niet alleen de uren bij, maar krijg je ook elke maand een overzicht van de gewerkte uren, verlof, verzuim, overwerk, minuren en vakantie-aanvragen. Met andere woorden: urenregistratie software versimpelt je hele personeelsplanning.

Vooral voor bedrijven met meer dan 10 werknemers is het een uitkomst van jewelste. Sterker nog: het betaalt zich in 9 van de 10 gevallen uit, omdat het simpelweg tijd en moeite bespaart én je efficiënter leert werken door de data die de software elke maand uitspuwt.

Een oplossing voor urenregistratie houdt personeel tevreden

Naast wat je allemaal kunt met een mooie urenregistratie tool, heeft het ook een positief effect op je personeel. Die weten namelijk – vooral met een app – altijd en overal waar ze aan toe zijn. Daarnaast kunnen ze eenvoudig diensten ruilen en zien ze precies wanneer, met wie en waar ze moeten werken. Ook dit is echt een behoorlijk belangrijk aspect dat je zwaar mee moet laten wegen. Goed personeel is namelijk – vooral in deze tijden – goud waard. En je wilt er natuurlijk alles aan doen om die aan boord te houden.

Maak een mooie start

Wanneer je nét een paar man personeel in dienst hebt, kun je prima starten met een template van bijvoorbeeld Excel. Maar als je meer personeel in dienst hebt, is het echt zaak om een goede urenregistratie voor je werknemers te regelen. Als je een rondje Googelt zie je verschillende aanbieders en kan het lastig zijn om te kiezen. Wij raden je aan om de software van Werktijden.nl eens te testen. Je kunt het twee weken gratis testen en het werkt voor elke branche.