Via Reddit:

Sinds vandaag een nieuwe lease auto in ontvangst mogen nemen. Ik werd echter verrast door het feit dat er track and trace is ingebouwd. De reden welke door het bedrijf wordt gegeven is dit door de belastingdienst is geeist. Ik betaal echter volledige bijtelling voor privégebruik. Onze wagenpark beheerder kan mijn locatie nu 24/7 volgen en bekijken. [Mag dat?]

Om even eruit te lichten wat ik vaker in de mail kreeg: nee, de Belastingdienst eist niet dat leaseauto’s voorzien worden van een track&trace systeem voor rittenregistratie. Men eist wél dat er een sluitende kilometerregistratie wordt bijgehouden bij zakelijke auto’s, om zo te bewijzen dat deze voor minder dan 500 kilometer per jaar privé wordt gebruikt.

Als je meer dan dat privé rijdt, dan krijg je te maken met een fiscale bijtelling en dat kan van invloed zijn op je loon. Maar aan de andere kant ben je dan juist niet verplicht een rittenregistratie bij te houden; je erkent immers al meer dan de grens privé te rijden en je aanvaardt de bijtelling.

Het probleem is: bij een grotere werkgever controleert de Belastingdienst steekproefsgewijs op privékilometers. Zoals in de discussie gemeld:

Grote werkgevers worden daar op gecontroleerd, vaak steeksproefsgewijs, en als daar fouten in worden aangetroffen wordt dat geëxtrapoleerd naar het totale wagenpark en kan dat leiden tot zeer hoge boetes. Ik heb bij een grote werkgever hier een boete van meer dan € 1 miljoen in de bus zien vallen. Voor zo’n grote werkgever is het dan handig T&T in te bouwen.

En dat inbouwen doe je dan in alle auto’s, want dat is dan een eenmalige ingreep die het minste gedoe geeft. Dat botst (haha) natuurlijk met de positie van deze werknemer, die immers geen rittenregistratie nodig heeft maar die nu wel over zich heen krijgt.

De vraagsteller maakt zich zorgen over de registratie van privéritten, waardoor de werkgever te weten zou komen waar hij privé allemaal heen gaat. Dat zou echter geen issue moeten zijn: dergelijke trackers registreren het aantal gereden kilometers en het moment waarop, niet de start- en eindlocatie van de rit.

Verder hebben deze systemen altijd een mechanisme waarmee je kunt aangeven dat je rit privé is. Er wordt dan niets bijgehouden. De werkgever moet dit soort zaken actief toelichten, inclusief hoe dat werkt en wat er in welke configuratie wordt bijgehouden.

Ook heeft de Ondernemingsraad instemmingsrecht bij een dergelijke regeling, dus je kunt ook daar navragen hoe er over privacy en gebruik van persoonsgegevens is nagedacht.

Arnoud