Via Reddit deze intrigerende vraag:

Recently, my employer (a private company in the tech industry) has updated their “security policy” which all employees are required to sign. In the new policy, it states that in the case of an HR investigation or suspected breach of company policies, employees consent that the company may “conduct a forensic investigation, including of personal devices, when necessary”.

Waarbij de vraag natuurlijk is “mag dat”. Het gaat hier wel heel erg ver met dat “ook persoonlijke apparatuur”, maar het komt zeker vaker voor dat je moet tekenen voor zo’n doorzoekbevoegdheid.

Om maar met dat tekenen te beginnen, het voegt buitengewoon weinig toe om werknemers een handtekening te laten zetten onder welk bedrijfsbeleid dan ook. Hooguit kun je daarmee bewijzen dat de werknemer het gezien heeft, al weet ik weinig situaties waarin dat écht van belang is.

Uit handtekeningen wordt vaak een akkoord afgeleid, en dat gaat hem hier zeker niet worden. Die handtekening is niet vrijelijk gezet, men is immers letterlijk verplicht om te tekenen. Juridisch gezien ontbreekt dan de wil op het aangaan van een overeenkomst, het geven van toestemming of wat de werkgever maar hoopte te bereiken. En dan is het ding juridisch niet bindend.

Zou je het eenzijdig kunnen opleggen? Die handtekening is voor de vorm, even de schrik erin jagen, laten zien dat iedereen tekent dus verzet heeft geen zin, ja gezellig bedrijf zou dat zijn. Maar de echte vraag is dan: mag je als werkgever bij een onderzoek jezelf toegang verschaffen tot allerlei apparaten?

Het antwoord komt neer op “als dat écht nodig is gezien het concrete bedrijfsbelang in de specifieke zaak en je geen andere manieren hebt om aan dat belang te komen”. Zomaar wekelijks alle laptops doorsnuffelen op mogelijke overtredingen is natuurlijk niet in orde, bij een specifieke verdenking van fraude/verduistering door de werknemer de laptop gericht doorzoeken op bewijs is een heel ander verhaal.

Deze zaak uit 2014 maakt een duidelijke afweging. Een collega stuurde WhatsApp-berichten van de werknemer door naar de directie. Deze vond de inhoud zo ernstig dat ze de werknemer direct ontsloegen. Daarbij werd ook de werklaptop doorzocht:

De kantonrechter is van oordeel dat [werkgever], gelet op de verklaring van [collega] en de naar zeggen van [werkgever] door [collega] overgelegde whatsapp-berichten, voldoende aanleiding had om nader onderzoek te doen naar de inhoud van de laptop die afkomstig was van [werknemer]. [Werkgever] heeft uitsluitend een beroep op gedaan op berichten gestuurd aan of van werknemers of ex-werknemers van [werkgever], en die een verband hielden met het werk. Tevens is gekeken naar werkzaamheden die [werknemer] tijdens het dienstverband van en met bedrijfsmiddelen van [werkgever] heeft verricht ten eigen bate, dat wil zeggen zijn eigen bedrijf. Gelet op de inhoud van de, naar zeggen van [werkgever], van [collega] verkregen informatie, kan niet worden gezegd dat [werkgever] bij deze informatie geen belang had. Ook is niet gebleken dat de verificatie van de door [collega] verstrekte informatie op een andere, voor [werknemer] minder belastende, wijze had kunnen plaatsvinden.

Bij dit alles is eventuele toestemming van de werknemer dus niet relevant.

Bij het doorzoeken van privéapparatuur moet je als werkgever nóg terughoudender zijn. Daar heb je immers sowieso niets te zoeken, dus het is moeilijk voorstelbaar dat er dan toch een bedrijfsbelang ontstaat waarmee je in die apparatuur zou moeten. Daar komt bij dat je dan zaken moet doen zoals wachtwoorden raden of beveiliging omzeilen die in principe strafbaar zijn.

Misschien wordt het tijd om een nieuwe slogan toe te voegen aan mijn arsenaal. Na “data is niets” en “toestemming vraag je bij nieuwsbrieven en anders doe je het fout” zou dat dan iets van “werknemers tekenen alleen hun arbeidscontract, de rest is saai toneel” kunnen zijn. Meh, nog even aan werken.

Arnoud